Een betalingsherinnering versturen: hoe en wanneer doet u dit?

Een betalingsherinnering versturen is niet het eerste waar u aan denkt bij het verkopen van diensten of producten. Toch is het vaak nodig om afnemers te herinneren aan hun betalingsverplichting. Dit kan te maken hebben met het vergeten van een factuur. Het kan echter ook opzet zijn. Wanneer u een betalingsherinnering verstuurt, weet u echter niet wat de reden is. Daarom is het verstandig om neutraal over te komen.

Wat is een betalingsherinnering precies?

Een betalingsherinnering is precies wat het woord aangeeft: een herinnering dat er een rekening betaald moet worden. Deze herinnering verstuurt u daarom uitsluitend wanneer de uiterste betaaldatum van de factuur reeds verstreken is.

Wanneer verstuur ik een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering verstuurt u wanneer de betaaldatum verstreken is. U bepaalt in feite zelf wanneer u de herinnering verstuurt. U kunt ervoor kiezen om de herinnering een week na het verstrijken van de betaalperiode te versturen, maar u kunt ook kiezen voor een periode van een maand. Doorgaans wordt gekeken naar de betaalperiode zelf:

• Heeft een afnemer lang de tijd om de factuur te betalen? Dan verstuurt u de herinnering kort na het verstrijken van de tijd;
• Heeft een afnemer weinig tijd om een factuur te voldoen? Dan wacht u iets langer met het versturen van de herinnering.

Er zijn geen wettelijke richtlijnen voor een betalingstermijn bij verkoop aan consumenten. Bij zakelijke klanten zijn er wel richtlijnen die gevolgd moeten worden.

Hoe maak ik een betalingsherinnering?

U weet niet waarom een afnemer de factuur niet voldaan heeft. Hij of zij kan de factuur vergeten zijn, er kunnen problemen zijn met de liquiditeit of er kan sprake zijn van opzet. Aangezien u de achterliggende reden niet weet, is het verstandig om zo neutraal mogelijk te blijven. U herinnert de afnemer aan de betalingsverplichting, maar dreigt niet met juridische stappen.

De toon van de herinnering is daarom vriendelijk of neutraal. Dit maakt het voor de afnemer makkelijker om de factuur direct te betalen. Ook is het mogelijk dat de afnemer aangeeft dat er problemen zijn met de betaling. U kunt dan samen op zoek naar een oplossing in de vorm van een afbetalingsplan. Het duurt dan iets langer voordat u betaald wordt, maar u krijgt uw geld wel.

Wat als ik geen respons krijg?

Het komt geregeld voor dat klanten niet reageren op een betalingsherinnering. Daarom geeft u in de herinnering zelf een termijn aan waarbinnen de factuur voldaan moet worden. U kiest bijvoorbeeld voor een constructie zoals:

‘We verzoeken u vriendelijk de factuur te voldoen binnen 7 werkdagen om verhoging van de kosten te voorkomen.’

Reageert de klant niet én blijft de betaling uit? Dan is het tijd om echte stappen te zetten.

Debiteurenbewaking inschakelen

Op het moment dat de eerste betalingsherinnering verstuurd moet worden, kunt u al debiteurenbewaking inschakelen. U weet dan zeker dat de betalingsschuldige op de juiste manier benaderd wordt. Hebt u reeds de eerste herinnering verstuurd en is er geen respons gekomen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om samen een incassoproject op te zetten zodat u krijgt waar u recht op hebt.